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PIM-System & Strukturierte Daten – Ein Erfolgsgarant für E-Commerce-Unternehmen

Da sich der Online-Handel ständig weiterentwickelt, ist es für Unternehmen wichtig, mit den wechselnden Trends Schritt zu halten. Eine der bedeutendsten Veränderungen der letzten Jahre ist der verstärkte Einsatz von Technologie und Automatisierungssystemen, um die Abläufe effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Ein Paradebeispiel für diese Art von Systemen ist das Produktinformationsmanagement (PIM). Dieses bietet Unternehmen eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Produktinformationen aus verschiedenen Quellen an einem zentralen Ort.

Erfahre im Folgenden, wie dein Unternehmen von der Implementierung eines PIM-Systems mit all seinen Funktionen profitiert und was genau die Integration eines effektiven PIM-Systems für den Erfolg deines Unternehmens bedeutet. Denn die Einrichtung eines geeigneten PIMs bringt viele Vorteile für Unternehmen jeder Größe. Dazu gehören Zeitersparnis bei der Dateneingabe, verbesserter Kundenservice, optimierte Einkaufsprozesse usw.

Was ist ein PIM-System (PIM) und warum sind gute Daten wichtig?

PIM ist die Abkürzung für Produktinformationsmanagement. Dabei handelt es sich um eine Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Produktinformationen bzw. Produktdaten zentral und effizient zu verwalten. Denn im Zuge der Digitalisierung wachsen die Datenmengen der Unternehmen enorm. Gleichzeitig steigt die Bedeutsamkeit korrekter und gepflegter Daten für den Gesamterfolg des Unternehmens.

Ein PIM-System ist für Unternehmen die beste Lösung, um Daten zu verwalten sowie weitsichtig und zielgerichtet zu nutzen. Im PIM werden Daten zentral verwaltet, angereichert oder geändert. Dadurch stellt es die grundlegende Datenqualität und -struktur technisch sicher, zum Beispiel durch das Festlegen von Vorgabewerten und Pflichtfeldern. Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Datenverwaltung die Bespielung der gebündelten Produktinformationen in verschiedene Kanäle und somit eine strategische Nutzung. Das ermöglicht zum Beispiel eine schnellere Vermarktung von Produkten.

Warum brauchen Unternehmen strukturierte Daten und ein PIM-System?

Um im E-Commerce Erfolg zu haben, sind strukturierte Daten und deren zuverlässige Verwaltung für Unternehmen unerlässlich. Das PIM verwaltet zuverlässig und zentral alle Produktinformationen wie Merkmale (Größe, Farbe, Material etc.), Bilder und Videos sowie Produktbeschreibungen.

Kunden gewinnen

Grundlegend gilt, dass sich durch PIM-Systeme die Datenqualität und die Datengenauigkeit verbessern, was sich wiederum positiv auf alle nachfolgenden Geschäftsprozesse im Unternehmen auswirkt. Denn ein PIM stellt strukturierte und vollständige Daten bereit, die als Grundlage für weitreichende Optimierungen dienen. Durch aktuelle und akkurate Daten fällt es Unternehmen leichter, ihren Kunden die richtigen Informationen für eine Kaufentscheidung zur Verfügung zu stellen. Haben Kunden Zugang zu genauen und aktuellen Informationen über Produkte, schafft das Vertrauen und Loyalität.

Vorteile der E-Commerce-Automatisierung

Verbesserte Effizienz

Durch die Implementierung eines PIM beschleunigen Unternehmen die Time-to-Market ihrer Produkte und sparen wertvolle Ressourcen ein, denn die manuelle Dateneingabe bündelt viel Zeit und Arbeitskraft. Durch die Anbindung des PIM-Systems an vorhandene Datenbanksysteme wird der Aufwand für manuelle Eingaben minimiert oder fällt sogar ganz weg.

Die Automatisierung repetitiver Aufgaben entlastet Mitarbeitende. Ihnen steht nun mehr Zeit für strategische und inhaltliche Aufgaben zur Verfügung. Die zentrale Verwaltung ermöglicht es allen Teammitgliedern relevante Daten einzusehen oder gegebenenfalls abzuändern. Dadurch sind Mitarbeiter in der Lage, informierte Entscheidungen besser und schneller zu treffen, was Zeit und Geld spart. So profitiert beispielsweise der Kundensupport, denn Mitarbeitende greifen schnell auf Informationen zu und verbessern so den Kundenservice. Das eigene Marketing nutzt die Daten für die Content-Erstellung.

Optimale Datenausgabe und -verwertung

Ein PIM ist nützlich, um Produktdaten in mehreren Kanälen und Systemen zu veröffentlichen. Dabei ist das PIM eine viel effizientere Methode als die manuelle Eingabe der Daten (zum Beispiel in Excel-Tabellen) und minimiert das Risiko von Anwendungsfehlern. Das System hilft bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien und stellt die Ausgabe der Daten in die richtigen Kanäle sicher. Die Möglichkeit, viele Schnittstellen zu einem PIM zu schaffen und Daten in verschiedene Kanäle auszuspielen, erleichtert Unternehmen zudem die Internationalisierung des Geschäfts und den sicheren Datenaustausch mit Geschäftspartnern.


Die wichtigsten Vorteile von PIM-Systemen in Unternehmen im Überblick:

  • zentrale Datenverwaltung zu allen Produkten
  • Einfache Qualitätssicherung der Daten
  • Alle relevanten Abteilungen und Geschäftspartner können zugreifen
  • Ressourcenschonend
  • Das PIM-System spielt Daten an verschiedene Kanäle aus
  • Daten nutzen, um Content für den Onlineshop zu erstellen

Daten, PIM und automatisierte Texterstellung

Hat sich ein Unternehmen für ein passendes PIM-System entschieden, ist damit auch der Weg für die automatisierte Texterstellung geebnet. Denn Daten sind die Basis für Natural Language Generation (NLG) -Tools, im Speziellen Data-to-Text. Das heißt, dass nun zum Beispiel die Erstellung von Produktbeschreibungen nicht nur automatisiert, sondern auch skaliert möglich ist.

Je umfangreicher und vollständiger ein Datensatz gepflegt ist, desto bessere Produktbeschreibungen können Data-to-Text-Systeme wie AX Semantics generieren. Denn die NLG-Texterstellung kann nur so gut und richtig sein, wie die eingegebenen Daten es vorgeben. Sind die Daten unvollständig oder falsch, weisen auch die Texte eine entsprechend mindere Qualität auf.

Bei der Automatisierung von Inhalten, wie der automatischen Generierung von Produktbeschreibungen, sind deshalb einige Punkte zu beachten.

PIM System: die 4 wichtigen Eigenschaften sind Granularität, Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Konsistenz.

Für die Automatisierung der Inhalte ist es wichtig, dass die Produktdaten 1. vollständig, 2. verfügbar, 3. granular und 4. konsistent sind.

1. Vollständigkeit der Daten

Bei der automatisierten Texterstellung ist es essentiell, dass die dafür notwendigen Daten bzw. Produkteigenschaften komplett erfasst vorliegen. Dabei ist es nicht erforderlich, jeden Aspekt eines Produkts zu erfassen. Entscheidend ist, die für die Betextung relevanten Attribute zu benennen und ein entsprechendes Struktursystem zu entwerfen. Es ist möglich, dieses Struktursystem anschließend in ein Datenmodell innerhalb eines PIM-Systems zu überführen.

2. Verfügbarkeit der Daten

Die Datenquelle spielt oberflächlich betrachtet für die Betextung mit einem NLG-System keine große Rolle. Ob die strukturierten Daten aus einer Tabelle ausgelesen oder via REST-API direkt mit entsprechenden Quellsystemen kommuniziert werden, ist unerheblich. In einem vollautomatisierten Workflow hingegen bestimmen Unternehmen eine führende Datenquelle, die die Produktdaten bereitstellt. In der Regel ist dies das mittels Connector angebundene PIM-System.

3. Granularität der Daten

Granularität bedeutet in Bezug auf Daten, vorliegende Attribute möglichst getrennt voneinander zu erfassen. Diese Voraussetzung ist nicht nur für die Automatisierung der Produktbeschreibungen relevant, sondern trägt auch zu einer Verbesserung der Produktsuche bei. Ist die Granularität noch nicht fein genug, hilft ein Zwischenschritt: die Aufteilung und Strukturierung der Daten. Dadurch sind die Produktdaten anschließend für die Textautomatisierung nutzbar.

4. Konsistenz der Daten

Der vierte wichtige Punkt ist die Konsistenz der gepflegten Produktdaten. Unterschiedliche Schreibweisen der gleichen Merkmalsausprägungen führen zu einer erschwerten Trainingserstellung. Denn die NLG-Software fängt diese Fehler entsprechend ab und korrigiert diese. Vorgabewerte bei einzelnen Datenfeldern stellt beispielsweise eine konsistente Schreibweise von Merkmalsausprägungen sicher. Die Optimierung bereits vorhandener Produktdaten stellt ebenfalls eine Herausforderung dar.
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Vorteile der automatisierten Texterstellung

NLG-Plattformen erstellen automatisch natürlichsprachliche und hochwertige Texte auf Datenbasis. Dabei sind in Zeiten von Omnichannel und Personalisierung einzigartige Texte von enormer Bedeutung, die sich bei der kleinsten Änderung der Daten auf einfache und effiziente Weise anpassen und zu neuem Unique Content umbauen lassen.


Die Natural Language Generation als Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine beruht auf einem hinterlegten Regelwerk sowie Varianzen zu automatisch generierten Texten. Diese Texte sind dadurch nicht mehr von Menschenhand verfassten Texten zu unterscheiden.

Die Vorteile der Textautomatisierung liegen auf der Hand, denn für Unternehmen ist es eine Herausforderung, die benötigte große Masse an Texten zu bewältigen und gleichzeitig immer aktuell zu halten — und das Ganze in einem finanziell vertretbaren Rahmen.

Hochwertige Produktbeschreibungen bringen Onlineshops zum Beispiel folgende Vorteile:

  • Steigerung der Conversionrate und des Umsatzes
  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Geringere Anzahl an Retouren
  • Höhere Sichtbarkeit in Suchmaschinen
  • Kanalspezifische und personalisierte Kundenansprache
  • Mehr Traffic
  • Kürzere Time-to-Market
  • Reduzierter Aufwand für Kundenrückfragen
  • Positive Produkt- und Kundenerfahrung und eine damit einhergehende Kundenbindung

Beispiele für PIM-Systeme mit NLG-Connector

Es gibt etliche Anbieter von Produktinformationsmanagement-Systemen auf dem Markt. Viele von ihnen bieten die Möglichkeit der Verbindung zu einem NLG-System, um automatisch erstellte Texte zu generieren. Im Folgenden nennen wir einige Anbieter beispielhaft:

Contentserv

Contentserv bietet eine Product-Experience-Plattform an, die das breite Spektrum von Product Information Management (PIM) und Digital Asset Management (DAM) über Master Data Management (MDM) bis hin zu Marketing Experience Management (MXM) umfasst. Also vereint eine einzige Plattform verschiedene Datenmanagement-Technologien, um das gesamte Produkterlebnis für den Kunden zentral zu steuern. Über die Plattform ist das Erfassen von Lieferantendaten und deren Anreicherung mit hochwertigen Inhalten möglich. Die Verbindung des Contentserv-PIM mit der NLG-Software via Connector zur automatisierten Erstellung hochwertiger und uniquer Produkttexte wurde im vorherigen Kapitel ausführlich dargestellt.

novomind

novomind arbeitet als digitales Unternehmen in den Bereichen Commerce und Customer Service und entwickelt Software, um digitale Prozesse für den Handel und den dahinter stehenden Kundenservice zu verbessern. Das Unternehmen denkt den Handel als Omnichannel und berücksichtigt all die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Empfängerkanäle. Durch die entsprechend den Anforderungen zu generierenden automatisierten Texte in Abhängigkeit des Zielkanals, spielt auch NLG eine Rolle. Das PIM-System dient dabei als Basismodul inklusive aller benötigten Funktionen. Es bietet zudem die Möglichkeit einer Workflow-getriebenen Datenveredelung für alle Vertriebskanäle und Kommunikationswege. Das PIM-System fungiert somit als Datenbasis für alle zur automatisierten Texterstellung benötigten Informationen.

Syndigo

Syndigo ist die erste Active Content Engine, die für den modernen Handel entwickelt wurde, indem sie den kontinuierlichen Fluss von Daten und Inhalten im gesamten Handels-Ökosystem ermöglicht. Syndigo liefert präzise Informationen dank branchenführendem Datenmanagement, Syndizierung und Analysen und arbeitet mit dem größten zweiseitigen Content-Distributionsnetzwerk zusammen.
Syndigo betreut weltweit mehr als 12.000 Hersteller und 1.750 Einzelhändler und Distributoren in einer Vielzahl von Schlüsselindustrien. Vom Herstellerportal über MDM/PIM-Funktionen und GDSN bis hin zur Erstellung von Produktinhalten, globaler Syndizierung und Digital Shelf Analytics ermöglichen sie die Kontrolle und Konsistenz für Data Governance.

Wie finden Unternehmen das passende PIM-System?

Die Funktionen und Vorteile von PIM-Systemen variieren je nach Anbieter und Branche. Relevant sind PIM-Systeme vor allem für Unternehmen, die ein umfangreiches Sortiment und viele Produktdaten haben – unabhängig von der Unternehmensgröße. Das gilt auch für Hersteller und Händler, die mit verschiedenen Vertriebskanälen arbeiten, international abverkaufen oder Produktdaten häufig anpassen.

Manche PIM-Anbieter richten sich eher auf kleinere Unternehmen aus, andere sprechen die Big Player an. Die Funktionen des PIM-Systems entscheiden, ob es sich besser für KMUs oder global agierende Konzerne eignet. Zum Beispiel wählten Anwender den Anbieter Plytix auf der Bewertungsplattform G2 zum weltbesten PIM-System für kleine und mittlere Unternehmen. Andere Anbieter, wie Pimcore, betreuen auch viele international aufgestellte Großkonzerne.

Bei der Auswahl eines PIM-Anbieters haben Unternehmen die Qual der Wahl. Fast 90 PIM-Anbieter gibt es – und für den Laien unterscheiden sie sich nur graduell. Kein Wunder also, dass es Plattformen gibt, die Unternehmen bei der Auswahl des passenden PIM-Systems beratend zur Seite stehen. So hilft unter anderem die Seite pim-auswahl.de durch einen mehrstufigen Auswahlprozess inklusive Fragebogen und Beratungsgespräch bei der Suche nach dem richtigen PIM-System für das eigene Unternehmen.

Wie funktioniert ein PIM-System?

Ein PIM-System speist sich aus Daten, die zum Beispiel aus Excel-Listen oder einem anderen PIM- oder ERP-System kommen. Diese sind durch Schnittstellen mit dem PIM-System verbunden, was einen beidseitigen Datenaustausch ermöglicht. Der Datenimport bzw. -export ist einmalig, regelmäßig oder in Echtzeit durchführbar.

Im PIM fließen also Daten aus verschiedenen Quellen zusammen. Diese Daten werden im PIM mit weiteren Informationen angereichert bzw. kommen weitere Daten hinzu. Das sind zum Beispiel mediale Inhalte, wie Texte, Bilder und Videos, Attribute oder auch Sprachen. Zudem unterstützen PIM-Systeme viele verschiedene Dateiformate, was die Datenverwaltung sehr erleichtert.

Vorgabewerte definieren die Daten und sind Bestandteil weitreichender Data Quality Rules. Diese sind innerhalb des PIM-Systems konfiguriert, was die Steuerung und Überwachung der Datenqualität erleichtert. Ein gutes PIM ist zudem in der Lage, aus bestehenden Attributen zusätzliche neue Attribute zu generieren.

In einem letzten Schritt gibt das PIM die Daten in die gewünschten Kanäle des Unternehmens aus, zum Beispiel den Katalog, Onlineshop, Social-Media-Kanäle, Newsletter etc. Dazu gehört die automatisierte Erstellung von Inhalten durch einen Produktbeschreibung-Generator, der Inhalte auf Grundlage von Daten erstellt. Das sieht zum Beispiel so aus:

Von den Daten zum fertigen Text
NLG-Software erstellt aus Daten in Sekundenschnelle Produktbeschreibungen.

Implementierung des PIM-Systems

Die Implementierung eines PIM-Systems ist komplex und erfordert die Expertise bzw. Konsultation von Fachpersonal. Denn es ist essentiell, dass die Schnittstellen mit dem PIM, der Datenimport und -export, gut funktionieren.

Vor der Implementierung steht für Unternehmen die Frage, welche Funktionen das PIM braucht, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Nach der Wahl des passenden PIM-Systems erfolgt die vertiefende Anpassung auf die Bedürfnisse des Unternehmens. Das beinhaltet beispielsweise das Schalten von Schnittstellen zu anderen Systemen für den Datenaustausch.

Sind alle technischen Anforderungen erfüllt und das System funktioniert reibungslos, machen sich die Mitarbeitenden des Unternehmens mit dem System vertraut. Der PIM-Anbieter unterstützt auch in diesem letzten Schritt das Unternehmen durch Schulungen und über die Live-Schaltung des Systems hinaus.

Beispiel Mapping Expression
Inkonsistente Daten erschweren die Erstellung des Regelwerks, da unterschiedliche Schreibweisen korrigiert werden müssen.

Fazit

Produktdaten sind der entscheidende Faktor im E-Commerce. Nur wer über ausreichende und qualitativ hochwertige Daten verfügt, kann Produkte erfolgreich vermarkten. Wird eine mangelhafte Datenqualität erst in den Vertriebskanälen sichtbar, ist es schwierig und zeitaufwendig, sie im Nachhinein zu verbessern. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es daher entscheidend, die Tragweite der Produktdaten entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu verstehen. Dabei wird die Bedeutung eines zentralen Datenmanagementsystems, in dem alle beteiligten Akteure arbeiten können, deutlich.


Das Produktinformationsmanagement dient dabei dem Zweck, Potenziale in Daten zu identifizieren und Mehrwerte für Kunden abzuleiten. Nur durch die Interpretation und Einordnung der Daten findet eine kundenorientierte Kommunikation statt und entstehen Produkttexte, die über die reinen Produktdaten hinaus mit weiteren Informationen angereichert sind. Das Customer-Relationship-Management bietet hervorragende Anknüpfungspunkte, um Produkttexte individuell pro Kunde auszugestalten und damit eine persönliche Kundenansprache zu erzeugen. Dies bietet beispielsweise in der Marketing-Automatisierung große Potenziale.


Durch die Generierung automatisierter Texte sparen Unternehmen in vielerlei Bereichen Kosten und Zeit. Somit können Mitarbeiter die frei gewordene Zeit optimal für andere Aufgaben nutzen. Gerade in einer Zeit, in der immer größere Mengen an Daten entstehen, gesammelt und up-to-date gehalten werden müssen, ist das von immenser Bedeutung. Ein Schritthalten ist für Unternehmen über alle Branchen hinweg äußerst wichtig, um den Anschluss nicht zu verlieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

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